• Home
  • Frequently Asked Questions

Daftar Isi

Frequently Asked Questions

EUPB

Berikut pertanyaan yang secara umum sering muncul

Umum

  • Berkas apa yang perlu dikumpulkan secara fisik?

    Cukup berkas yang bertandatangan basah saja yakni: surat usulan, formulir calon hasil cetakan sistem, dan surat pernyataan atau surat permintaan persetujuan ke BPAD (jika ada). Ketentuan tersebut dapat dilihat detail pada tabel yang tercantum lampiran Instruksi Sekretaris Daerah Nomor 107 Tahun 2021. Selain dari berkas tersebut, cukup diunggah via sistem saja untuk mengurangi penggunaan kertas

  • Apakah pengiriman berkas asli dapat diberikan langsung kepada BPAD atau harus melalui Perangkat Daerah?

    Untuk menghindari kemungkinan berkas yang tercecer, maka seluruh Unit Kerja pada Perangkat Daerah wajib mengumpulkan kepada Perangkat Daerah terlebih dahulu agar disatukan. Kemudian, penanggungjawab pada Perangkat Daerah tersebut mengirimkan kepada Sub Bidang Pembinaan, Bidang P3, BPAD Provinsi DKI Jakarta (Lantai 7 Gedung Dinas Teknis Abdul Muis, tidak perlu melalui loket surat).

  • Bagaimana jika calon PB/PBP tidak memenuhi syarat kualifikasi dan/atau calon PB/PBP sudah mengikuti diklat namun belum memperoleh sertifikat secara fisik?

    • Kepala UKPD mengirimkan surat permintaan SDM kepada Kepala SKPD untuk dapat memutasikan pegawai baik dari SKPD maupun UKPD lain di bawahnya yang sesuai kualifikasi agar dapat bertugas sebagai Pengurus Barang/Pengurus Barang Pembantu TA 2022 • Apabila Kepala SKPD tidak dapat memberikan SDM sebagaimana dibutuhkan, maka Kepala UKPD tetap dapat mengusulkan yang tidak memenuhi kualifikasi dengan menyertakan surat pernyataan sesuai kondisi. Selain itu, Kepala SKPD juga harus mengirimkan surat permintaan persetujuan ke BPAD. • Format seluruh surat terlampir pada sistem.

  • Atasan langsung diisi data siapa?

    Diisi oleh data P3B (Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang) – menyesuaikan Struktur Organisasi dan Tata Kerja masing-masing Perangkat Daerah/Unit Kerja pada Perangkat Daerah (dengan tetap berpedoman dengan Kepgub P3B terbaru, namun seiring perubahan SOTK maka setiap Perangkat Daerah/Unit Kerja pada Perangkat Daerah memiliki aturan atau peta jabatan masing-masing). Ada yang P3B- nya adalah Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Sarana dan Prasarana, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sekretaris Kelurahan, dll sehingga dapat disesuaikan.

  • Pengusulan menggunakan akun siapa?

    • Akun P3B dengan kode xxxxxD, bukan akun Pengurus Barang. Username dan password ini sama seperti yang digunakan pada sistem SIERA/RKBMD. • Untuk penanggungjawab di tingkat Perangkat Daerah, menggunakan akun Kepala Perangkat Daerah dengan kode xxxxxA. Username dan password ini sama seperti yang digunakan pada sistem SIERA/RKBMD. • Perlu diingat bahwa akun Kepala Unit Kerja pada Perangkat Daerah tidak digunakan. Contoh: Untuk usulan dari kelurahan, validasi di sistem dilakukan oleh tingkat Walikota, tidak melalui akun lurah. Lurah tentu sudah mengetahui usulan karena sudah menandatangani berkas asli.

  • Siapa yang berhak melakukan verifikasi dan validasi di tingkat Perangkat Daerah?

    Sesuai dengan akunnya, yang melakukan verifikasi dan validasi adalah Kepala Perangkat Daerah. Terhadap hal tersebut, Kepala Perangkat Daerah dapat mendelegasikan tugas dengan cara membuat surat tugas kepada pegawai yang ditunjuk untuk mengisi data via sistem sebagai pertanggungjawaban

  • Bagaimana jika lupa password?

    Opsi satu: Harap hubungi PIC pada sistem SIERA dan/atau RKBMD karena menggunakan akun P3B dan/atau akun Pengguna Barang yang sama (satu pintu). Opsi dua: Dicoba terlebih dahulu dengan password default yaitu : 123456 Jika ada keterangan password standar, maka lakukan perubahan password di SIERA. Jika benar-benar lupa, hubungi PIC di BPAD untuk dilakukan reset password.

  • Bagaimana cara melakukan editing pada data?

    Melalui menu daftar usulan, lalu di bawah kolom act ada tombol pensil.

  • Masa kerja yang diinput dalam sistem berdasarkan apa?

    Masa kerja yang diinput dalam sistem yakni masa kerja sesuai dengan SK PNS. Jadi apabila Calon Pengurus Barang tersebut memiliki SK PNS pada tahun 2010, maka masa jabatan yang diinput dalam sistem adalah 11 tahun pada tahun 2021 ini.

  • Apabila saat ini atasan langsung saya adalah PLT, NRK siapa yang harus dimasukkan ke dalam sistem e-UPB?

    1. Apabila saat ini atasan langsung yang menjabat adalah PLT, maka NRK PLT tersebutlah yang dimasukkan ke dalam sistem e-UPB sebagai atasan. 2. Sesuaikan dengan SOTK masing-masing SKPD/UKPD.

  • Bagaimana jika data Kepala SKPD tidak sesuai?

    Update Kepala SKPD/UKPD jika ada yang salah/ganti, silahkan update di sistem SIERA [Login - Setup - Profil SKPD/UKPD